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Prêts à des expositions ou à des manifestations externes

Les informations suivantes s’adressent aux responsables des expositions d’institutions souhaitant emprunter des objets à la Bibliothèque nationale suisse (BN) pour une exposition ou une manifestation. Elles concernent la collection générale de la BN, les fonds des Archives littéraires suisses, du Cabinet des estampes et du Centre Dürrenmatt Neuchâtel.

Procédure

La demande électronique de prêt, y compris la liste définitive des objets demandés, doit être envoyée au plus tard trois mois avant l'ouverture prévue de l'exposition ou de la manifestation.

Les objets ne peuvent être exposés que dans les conditions suivantes :

  • Lumière artificielle sans UV exclusivement, intensité maximale de 50 Lux
  • Température de 20°C (± 2°C)
  • Humidité relative de 50% (±5%)

Le service Conservation s'assure que les objets sont en état d'être exposés et examine les conditions d'exposition décrites dans la demande. La durée maximale de prêt est de trois mois. La décision est communiquée à l'institution requérante. Si la réponse est positive, la BN établit un contrat de prêt qu'elle présente au requérant pour signature.

Les responsables des collections où se trouvent les objets sont les personnes de contact pour toute question de procédure.

Le service Conservation prépare un rapport sur l'état des objets. Il est chargé de l'emballage et décide du mode de transport. Les objets sont remis au transporteur de l'institution requérante une fois le contrat de prêt signé par les deux parties, mais au plus tôt deux semaines avant le début de l'exposition. L'envoi par lettre ou paquet ordinaire n'est pas autorisé.
Le transporteur de l'institution requérante remet au service Conservation de la BN les objets en prêt dans les deux semaines suivant la fin de l'exposition ou de la manifestation. Le service Conservation vérifie l'état des objets au moyen du rapport.

Délais

Les demandes de prêt pour expositions, y compris la liste définitive des objets, doivent être envoyées au plus tard trois mois avant le début de l’exposition ou de la manifestation afin que la BN ait le temps de préparer les objets. En cas de non-respect de ce délai, la BN ne peut garantir le prêt.

Les objets sont prêtés pour trois mois au maximum.

Les objets sont remis au transporteur de l’institution requérante au plus tôt deux semaines avant le début de l’exposition ou de la manifestation.

A l’expiration de la durée convenue du prêt, les objets sont remis sans délai dans une période de deux semaines au service Conservation de la BN.

Dernière mise à jour le: 26.04.2012

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